Art. 5 — Raccolta e conservazione dei documenti

Gli istituti depositari sono obbligati a raccogliere, conservare e catalogare i documenti depositati in assolvimento degli obblighi di deposito legale. In particolare gli istituti sono tenuti a:

• a)acquisire e catalogare i documenti, secondo le norme definite dagli standard nazionali per le diverse categorie;
• b)assicurare, ognuno per le proprie competenze e specificita', non appena concluse le procedure gestionali, l'accesso ai documenti, nel rispetto delle norme sul diritto d'autore e sui diritti connessi;
• c)assicurare la conservazione dei documenti nella loro integrita';
• d)effettuare, ove necessario, copie a fini conservativi dei documenti depositati e raccolti, nel rispetto delle norme sul diritto d'autore e sui diritti connessi;
• e)verificare l'esatto adempimento delle prescrizioni della legge e del presente regolamento, reclamare i documenti non pervenuti, eventualmente segnalando l'inadempienza secondo le modalita' di cui all'articolo 44. Al fine di garantire la sicurezza dei dati relativi ai soggetti obbligati che diffondono i documenti su supporto informatico o tramite rete informatica, gli istituti depositari assicurano che i loro archivi siano conformi alla vigente normativa in materia di sicurezza e protezione dei dati personali degli archivi informatici e agli standard nazionali ed internazionali, in particolare alla norma ISO 14721.